Allora, ho sbattuto la testa sulla questione del self check-in, accoglienza da remoto e tutte le novità normative intorno a questo argomento nelle ultime settimane.

Voglio condividere con te tutto ciò che ho imparato e aiutarti a valutare se:

1. stai seguendo la procedura giusta

2. devi cambiare qualcosa

Partiamo dalle basi.

Check-in di persona

Sì, lo so, è strano partire dall’accoglienza di persona ma fidati che è importante.

Prima che esistessero tutti questi sistemi avanzati per l’apertura da remoto delle porte, il riconoscimento a distanza e tanti altri marchingegni l’ospitalità si basava quasi esclusivamente sul check-in di persona.

L’ospite arriva, lo accogli, ti mostra i suoi documenti e tu gli dai le chiavi.

Ma aspetta, perché ti deve far vedere i documenti? Perché devi verificare la sua identità?

Il primo decreto a vietare il soggiorno a persone non “munite di carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità” risale al 1926, emanato da Vittorio Emanuele III e Mussolini.

Prima di allora c’era solo l’obbligo di tenere il registro degli ospiti. Nessuno doveva controllare niente.

Nel corso degli anni il Testo Unico sulle Leggi della Pubblica Sicurezza (il famoso TULPS) è stato modificato in diverse occasioni per includere sempre più tipologie di strutture ricettive e per cambiare il modo in cui i dati degli ospiti andavano comunicati.

Ad esempio, ci credi che fino al 2011 le generalità degli ospiti venivano registrate su carta e venivano portate fisicamente in Questura?

Dal 2011 in poi si poteva finalmente usare il FAX 🤔 oppure il fantastico nuovo portale della Polizia di Stato, Alloggiati Web 🤷‍♂️.

Poi nel 2018 hanno aggiunto una riga sola: quegli obblighi valgono anche per chi affitta con contratti sotto i 30 giorni.

Cioè anche a noi.

Da lì in poi l’articolo 109 non è più cambiato. Nemmeno una parola.

Nel frattempo

Mentre la legge stava ferma, noi host abbiamo iniziato a cercare il modo di non dover essere presenti a ogni arrivo.

Prima la chiave sotto il tappetino, la cassetta delle chiavi fuori dal portone, i dispositivi intelligenti per l’apertura da remoto.

Piano piano, questa modalità di accoglienza è entrata a far parte del modo di affittare ai turisti, spinta anche dalle piattaforme come Airbnb che mostrano agli ospiti quali case offrono il self check-in.

E il controllo dei documenti si è adattato:

• “mandami i documenti via email”

• “compilami il foglio quando entri e lasciamelo sul tavolo”

Check-in da remoto o in autonomia

Per self check-in si intende un’accoglienza in cui l’ospite accede alla tua struttura senza che tu debba fisicamente essere presente. Si può fare in due modi.

In autonomia, l’ospite riceve delle istruzioni per entrare per i fatti suoi.

Da remoto, al momento dell’ingresso in struttura sei tu che, al telefono con l’ospite, gli apri la porta a distanza.

In entrambi i casi, rimane l’obbligo di verificare i documenti dell’ospite e la registrazione al portale Alloggiati.

Cosa è successo nel 2024

Nel 2024, c’è stato un panico generale perché il Ministero dell’Interno ha emanato una circolare in cui sembrava che l’unica forma permessa di accoglienza fosse quella di persona, “de visu”.

Il Capo della Polizia comunicava a tutti i Prefetti e i Questori che i gestori di strutture ricettive avevano l’obbligo “di verificare l’identità degli ospiti mediante verifica de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti”.

E che le procedure di check-in da remoto “non possono ritenersi satisfattive” degli obblighi di legge.

Il motivo dichiarato: l’esplosione delle locazioni brevi, il Giubileo che partiva a dicembre e la situazione internazionale.

Nel 2025 invece

La federazione delle strutture extralberghiere impugna la circolare e vince davanti al TAR del Lazio.

Il Ministero dell’Interno e Federalberghi fanno appello.

E il Consiglio di Stato ribalta tutto con una sentenza.

In parole povere il Consiglio di Stato dice che:

• l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di documento, e di controllare che quel documento sia il loro, esiste identico dall’11 luglio 1931, il giorno in cui è entrato in vigore il TULPS

• quindi sì, la verifica de visu è obbligatoria. La circolare non ha inventato niente, l’ha solo ricordato

• ma “de visu” non vuol dire per forza “di persona”. Aggiunge per scrupolo che si può fare anche con la tecnologia, a patto che la verifica avvenga all’ingresso della struttura e in quel momento

Quel terzo punto è quello che quasi tutti hanno letto male, ed è quello che ti permette di continuare a fare il self check-in.

Che vuol dire tutto ciò?

Nella pratica vuol dire che:

• puoi accogliere gli ospiti da remoto, a patto che verifichi la loro identità quando sono davanti alla porta. Ad esempio in videochiamata, controllando che chi accede sia lo stesso del documento

• puoi far entrare gli ospiti in completa autonomia, a patto che usi un sistema automatico che verifichi la loro identità in quel momento

Facciamo degli esempi concreti.

Questo si può fare

• Aspetti l’ospite, guardi il documento, gli dai le chiavi. Il classico, nessuno l’ha mai messo in discussione.

• Videochiamata mentre l’ospite è già davanti al portone. Lo vedi in faccia, vedi il documento, apri. Funziona anche se sei dall’altra parte del mondo.

• Videocitofono o spioncino digitale. Il Consiglio di Stato li cita proprio per nome.

• Un sistema automatico che all’arrivo confronta il volto di chi sta entrando con il documento, e dà il codice solo se corrisponde.

Questo non si può fare

• “Mandami i documenti su WhatsApp, poi ti mando il codice della key box”. È esattamente il caso che la circolare cita per iscritto.

• Il codice della serratura nel messaggio automatico due giorni prima dell’arrivo. Nessuno ha guardato nessuno.

• Il foglio da compilare lasciato sul tavolo. Raccogli dati, non verifichi persone.

• Il riconoscimento facciale fatto alla prenotazione, tre settimane prima. Questo è il più subdolo perché sembra tecnologia seria, ma sapere chi è l’ospite tre settimane prima non ti dice niente su chi sta entrando adesso.

• I documenti caricati su un form all’arrivo, ma senza nessun confronto fra la faccia e la foto.

Insomma hai capito: non conta quanta tecnologia usi. Conta che nel momento in cui quella porta si apre, qualcuno o qualcosa abbia verificato che chi entra è la persona del documento.

E se non lo faccio, cosa rischio?

L’articolo 109 non ha una sanzione sua, quindi si applica quella generale del TULPS: arresto fino a tre mesi oppure ammenda fino a 206 euro, che puoi estinguere pagandone 103.

Ma secondo me il problema non sono i 103 euro.

Il problema è il giorno in cui in quell’appartamento succede qualcosa e la persona che hai registrato in Questura non è quella che c’era dentro.

Cosa faccio io

Io gestisco 4 appartamenti a Milano e vivo dall’altra parte del mondo. Aspettare gli ospiti al portone non è un’opzione, e nemmeno la videochiamata alle due di notte.

Quindi me lo sono costruito dentro MyMaison, in due passaggi:

• Prima dell’arrivo, l’ospite riceve un link, compila il form e carica i documenti. Lì avviene la prima verifica dell’identità, e da lì escono anche i dati per Alloggiati Web.

• Al momento dell’arrivo, per aprire la porta o ricevere il codice della lockbox, l’ospite deve verificare di nuovo la sua faccia. Se corrisponde entra, se non corrisponde non entra.

Tutto gestito da MyMaison in automatico, senza che io debba esserci.

E se qualcosa non funziona, una persona dedicata risponde al telefono e aiuta l’ospite a entrare verificandolo in videochiamata.

Questa funzione è ancora in fase di test e non è stata rilasciata a tutti gli utenti. La sto usando sui miei appartamenti e su un gruppo ristretto di host.

Ti è stato utile? Vuoi che chiarisca qualcos’altro? Fammelo sapere nei commenti!

Alessio.

C’è un fatto che non ho mai raccontato a nessuno, se non ad amici strettissimi.

Ancora mi vengono i brividi e l’ansia a ripensarci.

Nel 2016 ricevo una telefonata da un numero anonimo.

Rispondo.

Una voce mi dice che sono stato convocato in Questura per rispondere ad alcune domande sulla mia applicazione.

Era il responsabile di Alloggiati Web per la Questura di Milano.

Diversi mesi prima avevo creato un’app per registrare gli ospiti dal telefono e inviarli automaticamente ad Alloggiati Web.

MyMaison stava crescendo grazie al passaparola. Talmente tanto che la voce era arrivata fino alla Questura di Milano.

Gli dico che preferirei non andare.

Mi risponde:

“Forse non hai capito bene. Non è un’opzione non venire.”

Cerco di mantenere la calma e fisso un appuntamento per la settimana successiva.

Per tutto il resto della giornata sudo freddo.

Eravamo quasi certamente i primi a inviare i dati ad Alloggiati Web in modo completamente automatico. All’epoca non esisteva mica l’attuale collegamento gestionale.

Avevo scritto del codice che apriva Alloggiati Web, caricava il file TXT e completava l’invio al posto dell’host.

Per me era la soluzione a un problema molto semplice: Alloggiati Web era terribile da usare.

Non sapendo cosa aspettarmi, coinvolgo subito il mio avvocato, esperto in materia di privacy, e mi preparo al meglio che posso.

La settimana successiva, alle 9 del mattino, sono davanti alla Questura di Milano in via Fatebenefratelli 11.

Non sono solo. Con me c’è il mio avvocato.

Entriamo.

Ad aspettarmi ci sono tre persone:

1. il responsabile di Alloggiati Web per Milano;

2. un maresciallo della Questura di Milano;

3. il direttore del reparto privacy della Guardia di Finanza.

Tre mega figure contro uno smanettone che aveva scritto un po’ di codice per evitare agli host di impazzire con Alloggiati Web.

Mi sentivo in un agguato.

Ero in trappola.

Ci chiudiamo in una stanza e iniziano a tartassarmi di domande.

Andiamo avanti per 6 ore. Senza interruzioni.

Vogliono sapere quali siano le mie vere intenzioni dietro MyMaison.

Perché lo sto facendo?

Come faccio a collegarmi ad Alloggiati Web se il portale non prevede ancora un collegamento gestionale?

Cosa faccio con i dati degli ospiti? Dove vengono conservati? Come vengono protetti?

Mi spiegano per ore quanto sia importante la comunicazione degli alloggiati alla Questura per motivi di sicurezza nazionale.

Io continuo a rispondere.

A un certo punto mi chiedono ancora una volta perché ho creato MyMaison.

Gli dico la cosa che per me era ovvia:

“Perché Alloggiati Web è difficilissimo da usare. La gente è stufa e non riesce neanche ad accedere.”

Il responsabile del portale mi guarda incredulo.

“Ma cosa stai dicendo? Non è vero.”

Ed è lì che mi rendo conto di una cosa assurda.

Non credeva che quella potesse essere la vera ragione.

Era convinto che dietro MyMaison ci fosse qualcos’altro. Un secondo fine. Qualche motivo che io non gli stavo raccontando.

Io continuavo a cercare di spiegargli una cosa molto più banale.

Ero un host.

Odiavo usare quel portale.

Avevo scritto del codice per non doverci più perdere tempo.

Altri host avevano lo stesso problema e avevano iniziato a usare la mia soluzione.

Tutto qui.

Dal punto di vista tecnico, spiego loro che il codice apre Alloggiati Web, carica il file TXT e completa l’invio.

Per quanto riguarda i dati degli ospiti, spiego come li gestiamo, quali provider utilizziamo e come vengono protetti.

Ma durante quelle sei ore penso mille volte la stessa cosa: sono fottuto.

Nella mia testa scorrono tutte le possibili conseguenze.

Una denuncia.

Il blocco di MyMaison.

Multe per problemi legati alla privacy.

La Questura che dice agli host di non utilizzare il nostro servizio.

Tutto quello che avevo costruito poteva sparire.

Alla fine dell’incontro, il responsabile di Alloggiati Web si avvicina e mi dice all’orecchio:

“Tu questo portale lo devi chiudere. Non hai scelta.”

Torno a casa distrutto.

Per tutta la settimana non riesco a pensare ad altro.

Sono pronto a gettare la spugna e chiudere MyMaison.

Mi confronto con il mio avvocato sulle possibili conseguenze. Ne parlo con Linnea. Ci penso e ci ripenso.

Una parte di me vuole mollare.

Tornare a usare Alloggiati Web come tutti gli altri e smettere di aspirare a qualcosa di meglio sarebbe stata la scelta più facile.

Nel frattempo la Questura ci chiede altro materiale.

Dati sugli invii, informazioni tecniche, documentazione su come gestivamo i dati degli ospiti.

Volevano controllare che gli invii arrivassero correttamente ad Alloggiati Web e che non ci fossero problemi dal punto di vista della privacy.

Gli abbiamo dato tutto.

Hanno controllato.

Non ci è stato contestato nessun problema negli invii o nella gestione dei dati.

A quel punto tiro le somme.

Avevano controllato gli invii.

Avevano controllato la parte tecnica.

Avevano controllato come gestivamo i dati.

Io mi ero confrontato con il mio avvocato.

E continuavo a tornare allo stesso punto.

Non avevo fatto nulla di illegale.

Stavo cercando di risolvere un problema vero.

MyMaison stava aiutando delle persone.

Mi sono detto: “Sto facendo tutto in regola e credo che questo strumento possa aiutare le persone. Voglio continuare.”

Passa circa una settimana dall’incontro.

Il telefono squilla.

Numero privato.

Rispondo.

È di nuovo lui.

“Allora hai capito che devi chiudere questo servizio?”

Questa volta avevo già preso la mia decisione.

“No. Ho deciso di andare avanti. Quello che sto facendo non è sbagliato e voglio continuare.”

MyMaison non ha chiuso.

Ma la storia non è finita quel giorno.

Per mesi, ogni volta che vedevo comparire “numero privato” sul telefono mi tornava addosso la stessa sensazione.

Nel frattempo alcuni host ci raccontavano di essersi sentiti dire in Questura cose del tipo: “Se usi MyMaison rischi delle multe grosse. Non usarlo.”

Capivo perché si spaventavano.

Se una Questura ti dice di non usare un servizio perché rischi una multa salata, quanti hanno voglia di rispondere: “grazie, lo uso lo stesso”?

Noi eravamo una piccola azienda che stava cercando di fare in modo diverso qualcosa che fino a quel momento si era sempre fatto nello stesso modo.

Eppure siamo andati avanti.

La cosa che mi fa sorridere oggi è che tutto era partito da un problema così banale che, durante quelle sei ore, facevano fatica persino a credere che potesse essere quello il motivo per cui avevo costruito MyMaison:

Alloggiati Web era troppo complicato da usare e io volevo qualcosa di meglio.

Oggi collegare un gestionale ad Alloggiati Web sembra normale, nel 2016 non lo era.

Migliaia di host e property manager si fidano di MyMaison e in tanti hanno lanciato servizi simili al nostro.

Essere tra i primi ha significato anche questo: costruire qualcosa che non esisteva ancora e poi dover difendere il motivo per cui pensavo dovesse esistere.

Quel giorno, dopo sei ore chiuso in quella stanza, ero quasi pronto a chiudere MyMaison.

Non l’ho fatto.

Ora sai una storia che fino a oggi avevo raccontato solo a pochissime persone.

Alessio.

Non penso di essere un buon imprenditore. Dentro di me penso sempre di non essere all’altezza di realizzare ciò che ho in mente. Ogni giorno è una lotta contro me stesso.

Anche in questo momento, mentre scrivo questo Retroscena, devo costringermi a stare seduto e a scrivere, anche se preferirei di gran lunga immergermi nel codice e stare ore a sviluppare nuove funzionalità per i miei software, costruire automazioni: è il mio modo di essere creativo e di esprimermi.

Da quando ho usato il mio primo computer ho iniziato a creare tutto ciò che potevo: loghi, siti web, illustrazioni, software. Costruire è sempre stata la parte che mi viene più naturale.

Gestire tutto quello che c’è intorno, molto meno.

Nel 2017, a 24 anni, ho aperto la mia prima azienda vera e propria. Da quel momento in poi ho affrontato una carrellata di problemi e sfide. Alcuni sono riuscito a risolverli, altri no, altri li ho spazzati sotto il tappeto nella speranza che non si facessero mai più rivedere.

In questo Retroscena voglio raccontarti gli errori che mi trascino dietro da quasi dieci anni, nella speranza che tu possa evitarne qualcuno se sei ancora in tempo e trovare il coraggio di affrontare quelli che magari stai evitando anche tu.

Imparare a gestire un’azienda

Non avevo idea di cosa volesse dire gestire un’azienda.

Io volevo fare ciò che mi piaceva e concentrarmi tutto il giorno su ciò che mi appassiona: costruire prodotti digitali, come MyMaison.

Credevo che costruire un prodotto bello, funzionale e facile da usare sarebbe stata la formula magica per il successo.

La versione futura di me stesso, pensavo, mi avrebbe ringraziato per non aver dedicato neanche un istante alle noie della gestione di un’attività: i numeri, i bilancini, le tasse a fine anno.

Quanto mi sbagliavo.

Ho procrastinato, evitato, guardato dall’altra parte e affidato ad altri la gestione di una parte enorme della mia azienda.

Ancora oggi ne pago le conseguenze.

Contabilità

Dopo decine di errori che si potevano evitare con una gestione più oculata e precisa della contabilità della mia azienda, ho imparato una dura lezione: la contabilità tiene letteralmente in piedi la baracca.

Nel 2021, per esempio, il nostro team di pulizia non ha fatturato gli interventi per ben 4 mesi.

Io non avevo la situazione sotto controllo e quei costi non risultavano nella contabilità. Di conseguenza il nostro utile appariva molto più alto di quello che era davvero e mi sono ritrovato a pagare tasse su soldi che, di fatto, avevo già speso.

Una cosa che avrei potuto evitare se avessi saputo esattamente cosa stava succedendo nei conti della mia azienda.

La regola che ho imparato è questa: mantieni la tua contabilità sotto controllo.

Fatti aiutare dal tuo contabile o commercialista, per carità, ma ricordati che la responsabilità, alla fine, è sempre la tua.

Un numero sbagliato oggi può voler dire decine di migliaia di euro da pagare quando meno te l’aspetti. Lasciatelo dire da uno che si è già trovato in questa situazione.

Il flusso di cassa regna supremo

Se c’è una cosa che mi ha fatto sudare ancora più della contabilità, è il flusso di cassa.

Mi sono trovato a guardare il reddito della mia azienda e pensare: va tutto bene.

Poi aprivo il conto corrente e mi domandavo: dove diavolo sono finiti i soldi?

Come farò a pagare 30 mila euro di spese se sul conto quasi non c’è una lira?

Questa è stata una delle lezioni più dolorose da imparare: se non hai i soldi in cassa per pagare i tuoi costi, sei nei guai.

Al flusso di cassa non importa niente se sulla carta la tua società è profittevole. Se non hai liquidità quando arrivano le spese, il problema è tuo.

La regola che ho imparato, e che ancora sto cercando di applicare meglio, è tenere sotto controllo i soldi che entrano e quelli che escono.

Oggi cerco di avere davanti almeno 3-6 mesi di incassi e spese previste e di aggiornare tutto ogni mese.

Può essere un software di contabilità o un foglio Excel. L’importante è sapere cosa sta per arrivare sul conto e cosa sta per uscirne.

Adempimenti

Qui entriamo in territorio ostile.

In Italia abbiamo tanti di quegli adempimenti che a volte mi viene da piangere.

Quanti ne ho sbagliati prima di imparare a farli nel modo giusto? TANTI.

Quante batoste ho preso prima di riuscire a capire cosa stavo sbagliando e a fare in modo che non succedesse mai più? TANTE!

Quando il Comune di Milano ha introdotto SoggiorniAmo, un diabolico sistema per dichiarare e pagare l’imposta di soggiorno, mi sono affrettato a richiedere le credenziali di accesso.

Ho scritto decine di volte al Comune, nell’arco di diversi mesi. Il passaggio non avveniva perché stavano ancora migrando i dati dal vecchio al nuovo sistema.

Passano mesi e finalmente ricevo l’accesso.

Provo ad accedere e non capisco assolutamente NULLA.

Niente sembra funzionare e, sopraffatto dalla complessità del compito davanti a me, chiudo il portale e decido inconsciamente di dimenticarmi della cosa.

D’altronde era colpa del Comune se la procedura era così complessa da scoraggiare una persona tecnica come me, no?

I mesi sono diventati anni, non voglio dire quanti.

Nella mia mente, più il tempo passava, più il problema cresceva. Più cresceva, più mi sopraffaceva e più lo evitavo, focalizzandomi su altre cose più “piacevoli”.

Il tappeto si è riempito così tanto che, quando l’ho sollevato, mi sono ritrovato con migliaia di euro da versare e sanzioni amare da pagare per il grande ritardo.

Da questa bastonata sui denti è nata una funzione di MyMaison.

Il software tiene traccia degli ospiti paganti e di quelli esenti, poi aggrega tutti i dati necessari e li esporta in un file pronto per essere importato ogni trimestre su SoggiorniAmo 🖕.

Quella funzione esiste perché io quel problema l’ho vissuto, l’ho evitato per anni e alla fine ho dovuto affrontarne le conseguenze.

Dietro quei quattro click ci sono anni di dure lezioni vissute sulla mia pelle.

Marketing

Ho sempre avuto un rifiuto per il marketing.

C’è una parte di me che è convinta che non faccia per me e che dovrebbe farlo qualcun altro al posto mio.

La dura verità è che ho paura:

• di non essere capace di farlo e di fallire miseramente;

• di essere giudicato dagli altri per le stupidaggini e le sciocchezze che inevitabilmente posterò sui social.

Negli affitti brevi questa paura mi ha creato pochi problemi. Per partire basta mettere la tua casa su Airbnb e sei online.

Con MyMaison è stato diverso.

Ho lasciato che la paura del fallimento e del giudizio degli altri mi impedisse di pubblicizzare MyMaison con la mia faccia e le mie idee.

Mi sono illuso che bastasse costruire un prodotto più bello degli altri, che risolvesse un problema vero, e che la gente diffondesse la parola su di noi.

Per alcuni anni ha anche funzionato.

Siamo cresciuti tantissimo grazie al passaparola e sono molto fiero di essere riuscito a creare un brand di cui migliaia di persone si fidano e un servizio su cui, a oggi, i nostri utenti hanno registrato oltre 2 milioni di ospiti.

Ma il passaparola ha anche nascosto il problema.

Non avevamo una vera strategia di marketing.

Oggi la nostra crescita è ferma.

I nuovi clienti che aggiungiamo ogni mese sono più o meno gli stessi che se ne vanno.

Ed è diventato impossibile continuare a raccontarmi che basta costruire un prodotto migliore.

Questa pubblicazione nasce anche da qui.

Voglio metterci la faccia, parlare dei problemi che conosco, raccontare quello che ho imparato e raggiungere migliaia di host che oggi sono in difficoltà con la burocrazia come lo sono stato io.

Voglio aiutarli a concentrarsi su quello che conta per la propria attività e a vivere senza la paura costante di aver sbagliato un adempimento e di scoprire anni dopo quanto gli costerà.

Dove vado da qui

Negli ultimi anni, oltre a MyMaison, ho costruito un’altra azienda con una straordinaria compagna di viaggio e di vita (grazie Linnea!) e ho imparato tantissimo.

Di errori continuerò a farne.

La differenza che sto cercando di fare oggi è non lasciarli sotto il tappeto.

Affronterò i problemi, le multe, gli adempimenti mancati, le lamentele degli utenti e le cose che avrei preferito non vedere.

E continuerò a trasformare le bastonate sui denti in funzionalità che, con pochi click, evitano ad altri di passare attraverso gli stessi problemi.

Continuerò ad ascoltare i nostri clienti e a costruire partendo dalle difficoltà reali che affrontano ogni giorno.

Ti racconto tutto questo perché molti dei problemi che per anni ho cercato di nascondere sono gli stessi che oggi mi hanno insegnato cosa costruire.

Alcune delle funzioni di MyMaison di cui sono più orgoglioso esistono perché prima ho fatto un errore, l’ho pagato e ho cercato un modo per non commetterlo mai più.

Se anche uno dei miei Retroscena può aiutarti a evitare uno di quegli errori, o a tirare fuori da sotto il tappeto qualcosa che stai rimandando da troppo tempo, questa pubblicazione per me avrà già fatto il suo lavoro.

Al prossimo Retroscena,
Alessio.

Gestisco quattro appartamenti e uso cinque strumenti principali: Smoobu, PriceLabs, MyMaison, Fattura24 e un sistema per l’apertura a distanza.

Non servono tutti dal primo giorno.

Il mio obiettivo è aiutarti a capire a cosa serve ogni strumento, quanto costa e quando ha senso aggiungerlo. Che tu faccia il check-in di persona o sia organizzato per il self check-in, alla fine avrai una configurazione da cui partire.

Quanto mi costa gestire 4 appartamenti

Gestionale PMS e Channel Manager

A cosa serve

Per gestionale solitamente si intende come minimo uno strumento di gestione dei canali di vendita: Airbnb, Booking.com, VRBO, e così via.

Che tu abbia uno o cento appartamenti, se vuoi ricevere prenotazioni da più di un canale, ti consiglio di usare da subito un channel manager.

Cosa deve fare

Il vantaggio principale è quello di evitare di dover aggiornare la disponibilità manualmente e di prevenire overbooking (quando ti arrivano 2 prenotazioni per le stesse date nello stesso momento).

In aggiunta alla gestione dei canali, ad oggi anche il gestionale (o PMS) più semplice offre anche funzioni tipo:

• accettare prenotazioni dirette

• creare il tuo sito web

• gestire i messaggi degli ospiti in una Inbox unificata

• gestire i prezzi e le disponibilità sui vari canali

• strumenti per analizzare il rendimento (analytics / reportistica)

• raccolta dei pagamenti

I miei preferiti

Smoobu è quello che uso io dal 2020. È affidabile, sufficientemente completo e abbastanza facile da usare.

Hospitable è il mio sogno proibito. Uso anche questo da diversi anni ma solo per alcuni messaggi automatizzati che non ho voluto spostare su Smoobu. È molto completo e così moderno che è un piacere da usare.
Però attenzione perchè l’interfaccia è in lingua inglese.

I più usati dagli utenti MyMaison invece sono Avaibook, Smoobu e Beddy.

Cosa faccio io

• Uso Smoobu per 4 appartamenti

• I canali da cui ricevo il 97% delle prenotazioni sono Airbnb, Booking.com

• Ho collegato anche HomeAway, PlumGuide e il nostro sito da cui arriva la parte restante

• Ho configurato messaggi automatici di conferma prenotazione, check-in / check-out e richiesta di recensione alla fine

• Uso regolarmente la reportistica, anche se molto limitata secondo me

• Pago 86€ al mese

La commissione Airbnb

Mi dirai, “se uso il gestionale Airbnb mi farà pagare il 15,5% di commissione invece del 3%!” La mia risposta è che devi fare i conti nel modo giusto.

In entrambe le modalità, i tuoi ospiti vedono praticamente lo stesso prezzo. Dove tu paghi il 3%, l’ospite paga la parte restante: fra il 14 e il 16 percento.

Una volta collegato il gestionale, dovrai alzare i prezzi per compensare la nuova commissione. Esempio: se prima impostavi una notte a 100 €, dovrai portarla a circa 115 € per incassare la stessa cifra.

Ottimizzazione dei prezzi

Uno strumento come PriceLabs modifica prezzi e soggiorni minimi in base alla domanda, alla stagione, agli eventi e alle prenotazioni già ricevute.

Se alcune notti rimangono libere, può abbassare il prezzo. Se cresce la domanda per un evento, può aumentarlo. Può anche aprire un buco di una notte o richiedere soggiorni più lunghi nei periodi richiesti.

A cosa serve

Insomma hai capito: alza / abbassa i prezzi e il minimo di notti in automatico per farti guadagnare di più e avere le prenotazioni più o meno lunghe come vuoi tu.

Vale la pena usare un software per i prezzi dinamici?

Secondo me, se oggi usi prezzi fissi o li aggiorni a mano, un aumento dei ricavi annuali tra il 10% e il 20% è una stima sensata.

Non è un numero campato per aria. Un’analisi del 2025 condotta da Your.Rentals su 541 annunci in 34 Paesi ha registrato un aumento del 36,3% dei ricavi lordi per unità dopo l’attivazione di PriceLabs.

Consideriamo quindi una forchetta del 10-20%. Su un appartamento che fattura 30.000 € all’anno, significa tra 3.000 e 6.000 € di ricavi in più, con un investimento di circa 200€.

Se il tuo gestionale non ha questa funzione, ti consiglio di aggiungere uno strumento come PriceLabs.

Se già ce l’ha, puoi usarlo se ha queste quattro funzionalità indispensabili:

• impostare un prezzo base e un prezzo minimo per ogni appartamento

• modificare i prezzi in base a domanda, stagionalità, eventi e giorno della settimana

• adeguare i prezzi in base all’anticipo e alla velocità delle prenotazioni

• intervenire manualmente su date specifiche e sincronizzare le modifiche su tutti i portali

Cosa faccio io

• Uso PriceLabs collegato al gestionale (che si occupa di sincronizzare i prezzi e applicare il markup su Airbnb e Booking)

• Ho configurato sconti last-minute (15-20% in meno) e maggiorazioni per prenotazioni molto avanti nel futuro (10-15% in più)

• Ho impostato un minimo di 2 notti variabile. Se ci sono buchi di 1 notte sola, li apro automaticamente. Più avanti nel mio calendario si passa automaticamente a 3 o 4 notti. Se ci sono eventi importanti (Salone del Mobile, Settimana della moda, ecc…) anche 5 notti.

• I prezzi salgono e scendono più volte al giorno in base anche alle notti che mi rimangono da vendere (poche = prezzo sale, tante = prezzo scende) e quelle della mia zona (tanta domanda = prezzo sale, poca domanda = prezzo scende)

Come controllo che tutto funzioni

Il 1° di ogni mese, uso la reportistica per valutare com’è andato il mese precedente, confrontarlo con i dati del passato, capire in che direzione stiamo andando e modificare la strategia se necessario.

Ogni Lunedì apro il calendario di ogni appartamenti, mi assicuro che i prezzi siano di mio gradimento e li comparo con quelli della zona.

Operatività, check-in e burocrazia

Prima di creare MyMaison, usavo WhatsApp per coordinare le pulizie, chiedevo i documenti agli ospiti e caricavo a mano i dati su Alloggiati Web. Alla comunicazione ISTAT non pensavo nemmeno.

Oggi invece lavoriamo così:

• Le due persone del nostro team accedono a MyMaison per controllare quali ospiti devono completare il check-in, pagare la cauzione o firmare il contratto.

• Gli addetti alle pulizie vedono i prossimi check-out, il numero degli ospiti, l’orario di arrivo e note come “serve una culla”.

• Gli ospiti caricano i documenti, ricevono le istruzioni e aprono il portone dal telefono.

• Alloggiati Web, ISTAT e firma del contratto vengono gestiti dal sistema.

• Esporto da MyMaison i dati dell’imposta di soggiorno e li inserisco su Soggiorniamo.

Per un’attività come la mia, MyMaison costerebbe 240€ l’anno.

Accesso: portone e porta dell’appartamento

Se dovessi scegliere oggi, userei Nuki Opener. Costa circa 169 € e non richiede un abbonamento.

Per la porta sceglierei Nuki Smart Lock, che costa circa 200 €, oppure una cassetta delle chiavi da 20–30 €.

Cosa faccio io

Io uso una combinazione fra un dispositivo che ho realizzato io e una cassetta delle chiavi che si trova soltanto vicino alla porta di casa.

Nonostante a volte capiti che gli ospiti perdano le chiavi, in generale apprezzano la possibilità di avere delle chiavi fisiche per non dover aver a che fare con i sistemi di apertura automatica.

Se il dispositivo non funziona, la persona sul posto interviene con una copia delle chiavi.

La mia configurazione mi è costata circa 150 € una tantum.

Fatturazione e contabilità

Uso Fattura24 per tenere insieme fatture, incassi, spese e documenti destinati al nostro commercialista.

MyMaison emette le fatture automaticamente su Fattura24 via API, disponibile dal loro piano “Business“ in su.

Il nostro commercialista accede direttamente a Fattura24, per estrarre tutti i documenti in entrata e in uscita di cui ha bisogno per preparare il bilancio e le varie dichiarazioni.

Pago 192 € l’anno per il piano Business, necessario per collegare MyMaison tramite API.

Da quale strumento partirei

1. Se vuoi ricevere prenotazioni da più portali, partirei dal channel manager.

2. Se modifichi ancora i prezzi a mano e il tuo appartamento fattura almeno 20.000€ l’anno, aggiungerei PriceLabs.

3. Se registri almeno 10-15 ospiti al mese, userei certamente uno strumento come MyMaison per smettere di dedicare tempo prezioso fra Alloggiati, ISTAT, contratti, imposta di soggiorno e altre dichiarazioni al limite dell’utilità.

4. Se vuoi offrire il self check-in oppure accogliere gli ospiti da remoto, aggiungere un sistema di apertura automatica è d’obbligo.

5. Se devi emettere fatture o ricevute a norma di legge e semplificare la tua contabilità, userei anche Fattura24 o uno strumento simile.

Nel mio caso, tutto questo costa 2.040 € l’anno per 4 appartamenti, oppure 510€ ciascuno.

A questa cifra si aggiungono i costi una tantum per il sistema di accesso.

Domande?

Se vuoi sapere altro, più nel dettaglio, per favore fammelo sapere nei commenti e aggiornerò l’articolo con le risposte.

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Nel 2018 la mia vita è cambiata drasticamente. Ci siamo trasferiti da Milano a Bali, a dodicimila chilometri di distanza, con tre bambini sotto i tre anni e un’attività di affitti a Milano che ancora richiedeva molto del mio tempo per funzionare. Tutto in meno di sei mesi.

Non scrivo questo articolo per invitarti a fare lo stesso, ma per raccontarti un pezzo importante della mia storia e spiegarti cosa ho fatto esattamente per arrivare dove sono ora: quattro appartamenti che fatturano oltre 300 mila euro l’anno e richiedono una o due ore del mio tempo ogni settimana.

Non sono sulla spiaggia a surfare o a bere un cocco fresco, anche se avrei potuto farlo a Bali, ma dedico molto più tempo alle cose che ritengo importanti nella mia vita.

Come è andata

È andata che nel marzo del 2018, io e la mia compagna ci siamo domandati se stessimo seguendo la direzione giusta nella nostra vita e stessimo dedicando il nostro tempo alle cose davvero importanti.

Volevamo passare più tempo con i nostri tre bambini (all’epoca avevano tutti meno di tre anni) e vivere un’esperienza diversa insieme a loro.

Avevamo appena finito di ristrutturare la nostra nuova casa in centro a Milano e ci eravamo trasferiti da pochi mesi. Alle spalle avevamo un altro appartamento di nostra proprietà affittato a medio periodo a studenti e lavoratori. Eravamo già dell’idea di provare ad affittarlo su Airbnb.

Spinti dal desiderio di trovare una dimensione in cui potessimo passare più tempo con i nostri bambini e lasciarci alle spalle lo stress del nostro lavoro e del nostro stile di vita milanese e supportati dalla relativa solidità economica, abbiamo pensato quasi per gioco di lasciare tutto e andare a vivere in un’isola tropicale.

Dopo una breve vacanza a Bali in cui abbiamo esplorato la possibilità di viverci per un anno, ci siamo convinti e abbiamo iniziato a fare un piano per trasferirci.

Inizialmente abbiamo messo in conto circa dodici mesi per preparare al meglio i nostri appartamenti e sistemare le faccende in Italia in modo che potessero essere gestite con facilità da remoto.

Poi ci siamo resi conto di voler partire prima e abbiamo deciso di fare il passo più lungo della gamba, ci siamo buttati. Ad agosto eravamo già a Bali!

Cosa abbiamo fatto

1. Abbiamo elencato tutti i sistemi che dovevano essere accessibili anche da remoto. Citofoni, termostati, portoni, ecc. Li abbiamo collegati a internet.

2. Abbiamo scritto documenti con tutto ciò che facevamo a mano o di persona, tutti i nostri processi, e abbiamo messo tutta la nostra conoscenza in mano alle due persone chiave che ci supportano tuttora.

3. Abbiamo creato sistemi nuovi che prima non c’erano. Ad esempio, per coordinare le pulizie ho aggiunto su MyMaison una visualizzazione per i nostri cleaner. Oppure, per verificare la qualità delle pulizie a distanza abbiamo sperimentato con delle checklist digitali che permettessero ai cleaner di caricare delle foto e a noi di verificarle da remoto in qualsiasi momento.

4. Abbiamo spinto per il 100% del self check-in per 3 unità su 4, andando a risolvere tutti i problemini che avevamo riscontrato nei mesi precedenti. Per la proprietà rimanente, la nostra casa principale, abbiamo sempre preferito il check-in di persona, per dare un’esperienza elevata, anche se la registrazione degli ospiti è sempre online pre-arrivo.

5. Abbiamo automatizzato quasi tutti gli adempimenti burocratici: Alloggiati, Istat, calcolo tassa di soggiorno, fatturazione, firma contratti. Qualche cosina rimane, ma ci avviciniamo al 100%.

6. Ci siamo convinti che la distanza avrebbe fatto emergere i problemi e che saremmo riusciti a risolverli da lontano.

La lista non è esaustiva, sicuramente ho dimenticato qualcosa… è passato diverso tempo.

Il punto è che abbiamo ottimizzato quello che potevamo ottimizzare e abbiamo trasferito la nostra conoscenza di “founders” agli altri. Solo così è possibile rimuoversi dagli ingranaggi della macchina e lasciare che inizi ad andare da sola.

I problemi vengono fuori con il tempo e bisogna armarsi di pazienza e risolverli.

Cosa ho imparato

Dalla mia esperienza, ho imparato quanto segue:

Gli immobili di proprietà sono un grande asset, soprattutto se ottimizzati per funzionare quasi del tutto in modo automatico. Se anche hai un mutuo e riesci a coprire le rate, gli affitti ti ripagano l’investimento e puoi rivendere l’immobile in qualsiasi momento.

Gli immobili di altri in gestione possono funzionare, ma è un gioco di numeri.

In aggiunta ai nostri immobili, gestivo anche 4 appartamenti non di nostra proprietà.

È un lavoro che può funzionare molto bene, soprattutto se sei in grado di costruire sistemi automatizzati e facilmente replicabili, scalabili. Nella mia esperienza, se non gestisci almeno 7-8 appartamenti, con una commissione del 15-20%, non generi abbastanza per la tua famiglia.

Questo chiaramente può variare notevolmente in base a dove si trovano le proprietà, quanto le riempi e quanto ti serve ogni mese per supportare il tuo stile di vita.

Rimuoversi dalla macchina che hai costruito fa paura e sembra impossibile, ma è fattibile anche se richiede fatica e a volte comporta tanti problemi che vanno risolti.

Il fuso orario è una grande rottura di scatole, ma non sempre.

Se ti sposti dall’altra parte del mondo, aspettati di avere problemi a comunicare con il tuo team sul posto. La sovrapposizione delle ore con l’Italia varia notevolmente se abiti a Bali o in Nuova Zelanda. Quando tu vai a dormire, in Italia si svegliano. Organizzare delle telefonate è complesso e spesso richiede di star sveglio fino a mezzanotte o all’una.

In altri casi, il fuso può darti un vantaggio competitivo, ad esempio quando mi capita di aiutare degli ospiti che durante la notte hanno dei problemi e già sanno che nessuno gli risponderà al telefono. E invece tu sei sveglio, al computer, pronto ad aiutare i tuoi ospiti che, ti assicuro, apprezzeranno moltissimo il tuo aiuto e ti lasceranno una fantastica recensione.

Investi nell’automazione il più possibile.

Questo vale sia per il mondo reale: dispositivi di apertura porte, termostati, telecamere. Che per il digitale: registrazione ospiti online tramite un form, software per gestire i canali, i prezzi, per migliorare il posizionamento sulle piattaforme, per comunicare a distanza con il team, per gestire le checklist e le manutenzioni.

Un modo di automatizzare qualcosa c’è sempre, anche quando meno te lo aspetti.

Investi in persone fidate.

Senza le nostre, non potremmo dormire tranquilli.

Hai bisogno come minimo di una persona che faccia le pulizie e/o il controllo qualità.

E una che comunichi con gli ospiti: anche non sul posto, l’importante è che sia più o meno nello stesso fuso orario e che abbia TUTTE le informazioni e le foto dei tuoi appartamenti, oltre ai contatti delle persone sul posto da contattare in caso di bisogno e procedure chiare su come gestire le richieste dei clienti ed eventuali emergenze (che ci sono sempre!!).

Anche in questo caso la lista non è assolutamente esaustiva e sto dimenticando decine di cose che ho imparato e che ormai do per scontate.

Come spendo il mio tempo ad oggi

Ogni settimana ho messo sul mio calendario di dedicare una, massimo due, ore a riguardare quanto segue, per ogni proprietà:

1. Riempimento dei prossimi 30-60 giorni. Devi avere il polso della situazione e verificare attentamente come stanno performando le tue proprietà. Se non sai come sta andando, non puoi agire per migliorare il rendimento. Se vedi dei buchi, devi cambiare qualcosa.

2. Cambio il minimo di notti, dove serve. Se ci sono dei giorni singoli, o un paio di notti non prenotate, devi decidere se è il caso di adattare il minimo di notti in modo da ottimizzare gli spazi.

3. Aggiorno i prezzi, quando serve. Nonostante io usi un software per gestire i prezzi in modo intelligente e automatizzato (PriceLabs), la mia testa è molto più capace di identificare eventuali problemi e applicare piccole modifiche, promozioni sulle piattaforme, sconti, ecc., che uno strumento non può applicare automaticamente.

4. Quando faccio queste modifiche cerco sempre di domandarmi se posso trovare un modo per automatizzare ulteriormente ciò che è davvero inutile continuare a fare a mano. Ad esempio, se si creano buchi da una notte, PriceLabs li sblocca automaticamente anziché doverli sbloccare a mano.

Regolarmente, ma non ogni settimana, vado invece ad analizzare il rendimento degli appartamenti più complessivamente. Quindi vado a vedere:

• fatturato mese per mese

• riempimento mese per mese

• prezzo giornaliero medio mese per mese

• da che canali sono arrivate le prenotazioni e se stanno funzionando bene oppure se gli annunci hanno bisogno di una revisione

• confronto ogni dato con gli anni precedenti per vedere la direzione: crescita o declino. In base a questo so se mi devo preoccupare e devo rimettere in discussione alcune cose, pianificare più lavoro per scovare i problemi, più opportunità ecc…

Come passa il tempo la persona sul posto

Ha due compiti principali e importantissimi:

• controllare la qualità delle pulizie e delle case in generale

• effettuare piccole manutenzioni e segnalare problemi che richiedono interventi tecnici

Fa questo tutti i giorni, in aggiunta al check-in di persona della nostra casa principale, e comunica regolarmente con me.

Come passa il tempo la persona che si occupa del supporto

Anche in questo caso, due compiti fondamentali:

• tiene sotto controllo le prenotazioni che arrivano e comunica con gli ospiti

• fa tutto il possibile per garantire un soggiorno eccellente e che si trasformi in una recensione a 5 stelle su Airbnb (10/10 su Booking.com)

Questo è tutto ciò che serve e lo fa giornalmente, oltre a comunicare con me in caso di problemi.

Cosa non ho risolto

Direi una bugia se ti dicessi che ho già risolto tutto. C’è una cosa grossa che non ho ancora imparato a gestire bene: la manutenzione.

Secondo me è il killer segreto di un’attività di affitti brevi, soprattutto se hai una casa che richiede molta manutenzione e ogni due per tre ha dei problemi.

Trovare tecnici o tuttofare che lavorano bene a Milano è tuttora il mio problema più grosso. Dopo quasi 10 anni ho dei contatti validi ma sono spesso impegnati in lavori molto più lucrativi che nella manutenzione ordinaria e quindi passo il mio tempo a rincorrerli e fissare gli appuntamenti.

Oltre a questo devo chiedere sempre alle persone sul posto di segnalare cose che vanno sistemate, individuare chi può risolvere i problemi che emergono, a volte, quando non si tratta di cambiare una lampadina o una tavoletta del WC, devo ordinare io del materiale preventivamente.

Se fossi più vicino, a qualche centinaio di chilometri al massimo, sarebbe tutto molto più facile - o almeno così mi racconto questa storia…

Quanto vorrei che ci fosse qualcuno che mi risolvesse questo problema una volta per tutte e non dovessi più occuparmene, lo pagherei profumatamente.

Chiusura

Chiudo dicendo che non sono l’esperto con centinaia di appartamenti in gestione, non ho mai gestito un albergo e non possiedo decine e decine di case da mettere a reddito.

Tuttavia, ho cambiato la mia vita e il mio lavoro in funzione di ciò che ritengo più importante. Gli affitti lavorano per me, non il contrario.

Spero che anche solo qualcosa di ciò che ho scritto qui sopra possa esserti utile.

Se vuoi sapere altro, più nel dettaglio, per favore fammelo sapere nei commenti!

P.S. Se anche tu fai affitti brevi in Italia e ce l’hai a morte con la burocrazia, puoi dare un’occhiata a MyMaison!

Ho iniziato a gestire i miei appartamenti a Milano quasi quindici anni fa, e MyMaison è nato qualche anno dopo, oggi lo usano migliaia di persone, una cosa che ancora fatico un po’ a realizzare se ci penso.

Nel frattempo la vita mi ha portato in posti dove non avrei mai pensato di vivere, ho messo in piedi aziende che non avrei mai pensato di costruire, e i miei quattro marmocchi hanno ribaltato ogni definizione di normalità che avevo prima. Insomma, tante cose sono cambiate.

Perché iniziare a raccontare tutto questo proprio adesso? Me lo sono chiesto anch’io, onestamente. E la risposta più sincera che ho trovato è che mi sento pronto, non c’è dietro nessun piano freddo o calcolato, niente di strategico. È più che altro una specie di chiamata interna, dopo tutti questi anni: ho accumulato abbastanza esperienza, non solo professionale ma anche personale (perché insomma, la mia vita è abbastanza particolare) da avere qualcosa che forse può essere utile anche ad altri.

E non parlo solo delle soluzioni tecniche… Parlo delle difficoltà, dei dubbi, delle cose che abbiamo provato e che hanno funzionato alla grande, e anche di quelle in cui abbiamo semplicemente bruciato tempo e soldi, cosa che succede molto più spesso di quanto si racconti in giro, diciamo la verità.

Se anche una sola di queste storie riesce ad aiutare qualcuno a superare un problema, o a evitare un errore che ho già fatto io, o anche solo a vedere una situazione un po’ più chiaramente, per me questo spazio ha già raggiunto il suo scopo.

Perché ho costruito MyMaison

MyMaison nasce dall’incontro (anzi, dallo scontro, a volte) tra due parti abbastanza diverse della mia esperienza: quella di sviluppatore software e quella di gestore di affitti brevi.

C’è una cosa che mi capita sempre, praticamente ogni volta: quando incontro un problema, la mia mente da sviluppatore parte immediatamente a pensare a come costruire un sistema che mi tolga quel problema di torno per sempre, non a come risolverlo oggi e basta. A volte questa cosa è utilissima. Altre volte, diciamocelo, mi porta a passare settimane ad automatizzare qualcosa che avrei potuto sistemare a mano in dieci minuti. Anche questa, prima o poi, è una storia che vi racconterò.

Quando ho iniziato a gestire i nostri appartamenti a Milano, comunque, il problema non era affatto piccolo. Mi sono trovato davanti una quantità assurda di pratiche amministrative, adempimenti burocratici, dati da comunicare di qua e di là.

E capisco, eh, capisco razionalmente perché questi obblighi esistano. Quello che proprio non riesco a digerire è il modo in cui vengono gestiti. Perché in Italia abbiamo gente straordinariamente capace, e nonostante questo continuiamo a ritrovarci con portali pubblici che sembrano vecchi il giorno stesso in cui li rilasciano. Lenti, complicati, per niente intuitivi, che non si parlano tra loro. Gli stessi dati li devi inserire più e più volte, le istruzioni sono ridotte all’osso, e quando qualcosa si rompe capire dove sia il problema diventa un lavoro a sé stante. Un caos.

MyMaison nasce quasi dieci anni fa da un bisogno semplicissimo: non ne potevo più di mandare a mano i dati dei miei ospiti ad Alloggiati Web.

All’inizio volevo risolvere quel problema solo per me.

Poi però hanno iniziato a usarlo altre persone. Prima qualche decina, poi centinaia, e oggi migliaia, ognuno con una struttura diversa, un Comune diverso e, inevitabilmente, un problema leggermente diverso dagli altri.

E la cosa si è allargata parecchio. Quello che era nato per automatizzare un singolo adempimento oggi ha un obiettivo molto più grande: ELIMINARE la burocrazia degli affitti brevi.

Siamo ancora lontani dalla completa eliminazione, sia chiaro. Ci sono obblighi nazionali, regionali, provinciali, comunali, in alcuni posti le procedure cambiano da un giorno all’altro, in altri c’è un portale che teoricamente dovrebbe semplificarti la vita e che nella pratica ti aggiunge solo un altro passaggio. È un lavoro estremamente capillare e sinceramente a volte anche piuttosto esasperante.

Però una buona parte dei problemi che affliggevano noi, e chi usa MyMaison, oggi semplicemente non esiste più. E questa è la parte bella, quella che ha funzionato. Tutto quello che ancora richiede accessi manuali, file da caricare a mano, controlli ripetuti, è la parte su cui stiamo ancora lavorando.

Storia di oggi: 6 appartamenti in Puglia

Qualche giorno fa parlavo con un nostro utente in Puglia che ha sei proprietà.

E qui, anche se sono pugliese e amo la Puglia, devo dirlo: il portale regionale per le comunicazioni statistiche è tecnologicamente terribile. Lento come la morte, difficilissimo da capire.

Ancora nel 2026, eh, questo host si deve mettere lì e caricare un file generato da MyMaison, oppure inserire i dati degli ospiti a mano, uno per uno. E poi deve entrare in un altro portale ancora per comunicare la tassa di soggiorno.

Con sei appartamenti e centinaia di ospiti al mese non è un fastidio piccolo, sono registrazioni su registrazioni, accessi su accessi, controlli da ripetere in continuazione, tempo che sparisce nel nulla e che non migliora manco un po’ il soggiorno di un ospite o la qualità di un appartamento.

Stiamo lavorando insieme a lui per capire come si può togliergli di mezzo anche questo, magari presto scopriremo la soluzione ideale anche a questo.

Chi ha un solo appartamento, poi, vive lo stesso identico problema ma in modo diverso: non deve gestire centinaia di registrazioni, ma si ritrova comunque davanti a un sistema burocratico enorme solo per iniziare ad affittare una casa. E chi invece gestisce cinquanta o cento proprietà spesso si è già costruito, negli anni, delle automazioni bellissime ma anche molto faticose da tenere in piedi.

Le dimensioni cambiano, insomma, ma il problema di fondo resta praticamente lo stesso: una quantità enorme di tempo che viene risucchiata da attività che non producono nessun valore, ma che comunque non puoi ignorare.

Pochi ma buoni

MyMaison è una realtà piccola ma forte.

Non abbiamo centinaia di dipendenti, non abbiamo i budget delle grandi aziende tech. Vogliamo far crescere il team, certo, ma lentamente e con attenzione, per quanto possibile voglio che rimanga piccolo ed estremamente efficace.

Il problema, però, è che dobbiamo scalare una montagna.

Integrare MyMaison con tutti questi sistemi è un lavoro certosino. La documentazione spesso fa pena, o è incompleta. In tanti casi non esistono nemmeno ambienti di test. Ogni integrazione va costruita e poi mantenuta nel tempo, perché prima o poi qualcuno cambia il portale, la procedura, o un dettaglio che sembrava irrilevante, e improvvisamente qualcosa smette di funzionare.

Dietro una funzione che per l’utente vuol dire premere un pulsante, ci sono spesso settimane di analisi, di prove, di vicoli ciechi. A volte troviamo una soluzione bellissima. Altre volte passiamo giorni su un’idea per scoprire che non ci porta da nessuna parte. Fa parte del gioco, anche se è molto più piacevole raccontare solo la prima parte.

La nostra sfida, alla fine, è questa: restare piccoli e riuscire comunque a fare cose molto più grandi di noi. Conoscere direttamente i problemi delle persone, decidere in fretta, e costruire una tecnologia ambiziosa senza diventare una macchina enorme e impersonale.

Milan Maison, il nostro laboratorio

Con Milan Maison continuiamo a gestire direttamente i nostri appartamenti a Milano, e usiamo MyMaison tutti i santi giorni. Questo legame per me è fondamentale.

Senza MyMaison sarei letteralmente nei guai.

Quindi non devo immaginarmi i problemi dei nostri utenti, o farmeli raccontare in una call. Una parte di quei problemi li vivo io stesso, ogni giorno.

E qui c’è una cosa interessante, in questo momento le difficoltà più grosse con gli appartamenti non sono più tanto burocratiche, ho ancora qualche cosa da sistemare su quel fronte, non è tutto automatizzato al cento per cento, ma sono più gestionali e operative, parlo di riempimento, di concorrenza che a Milano cresce sempre di più, di recensioni, di manutenzione per tenere gli appartamenti sempre ad un buon livello.

Stiamo guardando i dati, rivedendo i prezzi, provando soluzioni diverse. Alcune funzioneranno, altre probabilmente no.

E vorrei raccontare questi esperimenti mentre li facciamo, non sei mesi dopo, quando ormai è facile prendere solo quello che ha funzionato e trasformarlo in un caso di successo tutto ordinato e pulito.

Questa è una cosa a cui tengo particolarmente. Se proviamo qualcosa e non serve a niente, voglio poter tornare qui e dirlo chiaramente: abbiamo sbagliato. Se spendiamo soldi e il risultato non arriva, voglio raccontare anche quello, non perché sia divertente, ma perché è spesso la parte più utile per chi sta affrontando lo stesso identico problema.

La vita e il lavoro

Le aziende vengono raccontate spesso come se esistessero in uno spazio tutto loro, separato dal resto. Nella mia esperienza non funziona così.

Ho quattro figli, diverse aziende da gestire contemporaneamente, e una vita che negli anni si è spostata molto lontano da dove era partita. Le decisioni che prendo dipendono anche da tutto questo: dal tempo che ho, da quanta attenzione riesco a dedicare a una cosa in un dato momento, e da tutto il resto che sta succedendo intorno nello stesso istante.

Una parte dei sistemi che costruisco viene dalla mia parte tecnica. Un’altra parte, più semplicemente, viene dal fatto che non posso occuparmi personalmente di tutto, e non voglio che ogni processo smetta di funzionare appena giro lo sguardo altrove.

Un’automazione che funziona mi restituisce ore da dare a un problema più importante, a un’altra azienda, o alla mia famiglia. Un’automazione sbagliata, invece, mi consuma le stesse ore e in più mi aggiunge un problema a quelli che avevo già.

Anche di questo voglio parlare. Non per raccontare la mia vita privata tanto per farlo, ma perché non voglio far finta che il modo in cui costruiamo, lavoriamo e decidiamo sia separato dalla vita vera. Perché non lo è. Almeno non per me.

Come non parlare anche di AI??

L’intelligenza artificiale sta cambiando tutto. Lo so, è una frase ormai talmente abusata che rischia di non voler dire più niente, ma per una realtà come la nostra è concretamente, tangibilmente vera.

Non sono un fanatico dell’AI, sia chiaro. Non penso che risolverà automaticamente tutti i problemi dell’umanità, anzi: sono abbastanza preoccupato per certi suoi possibili effetti sulla nostra società, sull’economia. Penso che ponga un rischio piuttosto serio, e non voglio nemmeno entrare troppo nel merito qui, ma diciamo che non chiudo gli occhi davanti a quella parte.

Detto questo, alcune applicazioni pratiche sono mind-blowing.

Come sviluppatore ho sempre ragionato in termini di automazione. Ma le automazioni tradizionali funzionano bene soprattutto quando puoi descrivere una situazione con regole precise, e nella realtà, invece, ci sono un sacco di processi dove serve un minimo di interpretazione, di ragionamento. Farli solo con il codice sarebbe troppo costoso, troppo fragile, troppo instabile.

L’AI sblocca esattamente quella parte lì. Può leggere una situazione, interpretare delle variabili, adattare la risposta in un modo che nessun algoritmo tradizionale potrebbe mai fare. E questo rende possibili cose che fino a poco tempo fa, per un team piccolo come il nostro, semplicemente non lo erano.

Anche questo articolo, in un certo senso, è un piccolo esempio di questo. I pensieri e le esperienze sono miei, li ho raccontati a voce esattamente come li racconterei a un amico. Poi ho usato l’AI per metterli in ordine, tagliare le ripetizioni peggiori, e trasformarli in qualcosa di leggibile che suoni come vorrei io. Non mi sembra molto diverso dal farmi aiutare da un editor, con la differenza che posso farlo alle sei del mattino, senza dover fissare una call con nessuno.

E non finisce qui: mi piacerebbe anche usarlo per prendere questo stesso articolo e trasformarlo in altri contenuti, piccoli post, magari automatizzare anche solo la pubblicazione sui vari canali. Insomma, ci sono mille di modi in cui l’AI può essere utile, per me almeno.

Stiamo facendo esperimenti simili anche nello sviluppo software, nell’analisi dei problemi dei nostri utenti, nei processi aziendali. Alcuni ci stanno restituendo un sacco di tempo. Altri erano bellissimi in demo e completamente inutili nel lavoro vero, dei flop totali. E a volte mi rendo conto che avrei fatto 100 volte più veloce a farlo da solo.

Nei prossimi mesi voglio raccontare entrambe le cose: dove l’AI sta realmente cambiando le carte in tavola, e dove invece stiamo semplicemente aggiungendo tecnologia sopra un problema che si poteva risolvere in modo molto più semplice.

Che cosa sarà Retroscena

Retroscena parte dagli affitti brevi. È il settore in cui lavoro da quasi quindici anni, quello in cui ho costruito MyMaison, quello che ogni giorno mi fa parlare con persone che gestiscono uno, dieci o cento appartamenti.

Una storia potrà partire da Alloggiati Web e finire a parlare di come costruiamo un prodotto. Un’altra potrà partire da un appartamento che non si riempie e portarci dritti a parlare di prezzi, di recensioni, di intelligenza artificiale. Altre volte parlerò di un problema nato in un’altra delle mie aziende, o semplicemente nella vita di tutti i giorni, se penso che possa essere utile anche a chi lavora in questo mondo.

Le storie saranno mie, oppure arriveranno dalle migliaia di persone che usano MyMaison. Ci saranno successi, fallimenti, cose ancora a metà, e decisioni che oggi rifarei in modo completamente diverso.

Ogni storia ha valore, ti insegna qualcosa e ti apre la mente. Ti racconto quello che succede dietro le quinte… il retroscena.