Nel 2018 la mia vita è cambiata drasticamente. Ci siamo trasferiti da Milano a Bali, a dodicimila chilometri di distanza, con tre bambini sotto i tre anni e un’attività di affitti a Milano che ancora richiedeva molto del mio tempo per funzionare. Tutto in meno di sei mesi.
Non scrivo questo articolo per invitarti a fare lo stesso, ma per raccontarti un pezzo importante della mia storia e spiegarti cosa ho fatto esattamente per arrivare dove sono ora: quattro appartamenti che fatturano oltre 300 mila euro l’anno e richiedono una o due ore del mio tempo ogni settimana.
Non sono sulla spiaggia a surfare o a bere un cocco fresco, anche se avrei potuto farlo a Bali, ma dedico molto più tempo alle cose che ritengo importanti nella mia vita.
Come è andata
È andata che nel marzo del 2018, io e la mia compagna ci siamo domandati se stessimo seguendo la direzione giusta nella nostra vita e stessimo dedicando il nostro tempo alle cose davvero importanti.
Volevamo passare più tempo con i nostri tre bambini (all’epoca avevano tutti meno di tre anni) e vivere un’esperienza diversa insieme a loro.
Avevamo appena finito di ristrutturare la nostra nuova casa in centro a Milano e ci eravamo trasferiti da pochi mesi. Alle spalle avevamo un altro appartamento di nostra proprietà affittato a medio periodo a studenti e lavoratori. Eravamo già dell’idea di provare ad affittarlo su Airbnb.
Spinti dal desiderio di trovare una dimensione in cui potessimo passare più tempo con i nostri bambini e lasciarci alle spalle lo stress del nostro lavoro e del nostro stile di vita milanese e supportati dalla relativa solidità economica, abbiamo pensato quasi per gioco di lasciare tutto e andare a vivere in un’isola tropicale.
Dopo una breve vacanza a Bali in cui abbiamo esplorato la possibilità di viverci per un anno, ci siamo convinti e abbiamo iniziato a fare un piano per trasferirci.
Inizialmente abbiamo messo in conto circa dodici mesi per preparare al meglio i nostri appartamenti e sistemare le faccende in Italia in modo che potessero essere gestite con facilità da remoto.
Poi ci siamo resi conto di voler partire prima e abbiamo deciso di fare il passo più lungo della gamba, ci siamo buttati. Ad agosto eravamo già a Bali!
Cosa abbiamo fatto
Abbiamo elencato tutti i sistemi che dovevano essere accessibili anche da remoto. Citofoni, termostati, portoni, ecc. Li abbiamo collegati a internet.
Abbiamo scritto documenti con tutto ciò che facevamo a mano o di persona, tutti i nostri processi, e abbiamo messo tutta la nostra conoscenza in mano alle due persone chiave che ci supportano tuttora.
Abbiamo creato sistemi nuovi che prima non c’erano. Ad esempio, per coordinare le pulizie ho aggiunto su MyMaison una visualizzazione per i nostri cleaner. Oppure, per verificare la qualità delle pulizie a distanza abbiamo sperimentato con delle checklist digitali che permettessero ai cleaner di caricare delle foto e a noi di verificarle da remoto in qualsiasi momento.
Abbiamo spinto per il 100% del self check-in per 3 unità su 4, andando a risolvere tutti i problemini che avevamo riscontrato nei mesi precedenti. Per la proprietà rimanente, la nostra casa principale, abbiamo sempre preferito il check-in di persona, per dare un’esperienza elevata, anche se la registrazione degli ospiti è sempre online pre-arrivo.
Abbiamo automatizzato quasi tutti gli adempimenti burocratici: Alloggiati, Istat, calcolo tassa di soggiorno, fatturazione, firma contratti. Qualche cosina rimane, ma ci avviciniamo al 100%.
Ci siamo convinti che la distanza avrebbe fatto emergere i problemi e che saremmo riusciti a risolverli da lontano.
La lista non è esaustiva, sicuramente ho dimenticato qualcosa… è passato diverso tempo.
Il punto è che abbiamo ottimizzato quello che potevamo ottimizzare e abbiamo trasferito la nostra conoscenza di “founders” agli altri. Solo così è possibile rimuoversi dagli ingranaggi della macchina e lasciare che inizi ad andare da sola.
I problemi vengono fuori con il tempo e bisogna armarsi di pazienza e risolverli.
Cosa ho imparato
Dalla mia esperienza, ho imparato quanto segue:
Gli immobili di proprietà sono un grande asset, soprattutto se ottimizzati per funzionare quasi del tutto in modo automatico. Se anche hai un mutuo e riesci a coprire le rate, gli affitti ti ripagano l’investimento e puoi rivendere l’immobile in qualsiasi momento.
Gli immobili di altri in gestione possono funzionare, ma è un gioco di numeri.
In aggiunta ai nostri immobili, gestivo anche 4 appartamenti non di nostra proprietà.
È un lavoro che può funzionare molto bene, soprattutto se sei in grado di costruire sistemi automatizzati e facilmente replicabili, scalabili. Nella mia esperienza, se non gestisci almeno 7-8 appartamenti, con una commissione del 15-20%, non generi abbastanza per la tua famiglia.
Questo chiaramente può variare notevolmente in base a dove si trovano le proprietà, quanto le riempi e quanto ti serve ogni mese per supportare il tuo stile di vita.
Rimuoversi dalla macchina che hai costruito fa paura e sembra impossibile, ma è fattibile anche se richiede fatica e a volte comporta tanti problemi che vanno risolti.
Il fuso orario è una grande rottura di scatole, ma non sempre.
Se ti sposti dall’altra parte del mondo, aspettati di avere problemi a comunicare con il tuo team sul posto. La sovrapposizione delle ore con l’Italia varia notevolmente se abiti a Bali o in Nuova Zelanda. Quando tu vai a dormire, in Italia si svegliano. Organizzare delle telefonate è complesso e spesso richiede di star sveglio fino a mezzanotte o all’una.
In altri casi, il fuso può darti un vantaggio competitivo, ad esempio quando mi capita di aiutare degli ospiti che durante la notte hanno dei problemi e già sanno che nessuno gli risponderà al telefono. E invece tu sei sveglio, al computer, pronto ad aiutare i tuoi ospiti che, ti assicuro, apprezzeranno moltissimo il tuo aiuto e ti lasceranno una fantastica recensione.
Investi nell’automazione il più possibile.
Questo vale sia per il mondo reale: dispositivi di apertura porte, termostati, telecamere. Che per il digitale: registrazione ospiti online tramite un form, software per gestire i canali, i prezzi, per migliorare il posizionamento sulle piattaforme, per comunicare a distanza con il team, per gestire le checklist e le manutenzioni.
Un modo di automatizzare qualcosa c’è sempre, anche quando meno te lo aspetti.
Investi in persone fidate.
Senza le nostre, non potremmo dormire tranquilli.
Hai bisogno come minimo di una persona che faccia le pulizie e/o il controllo qualità.
E una che comunichi con gli ospiti: anche non sul posto, l’importante è che sia più o meno nello stesso fuso orario e che abbia TUTTE le informazioni e le foto dei tuoi appartamenti, oltre ai contatti delle persone sul posto da contattare in caso di bisogno e procedure chiare su come gestire le richieste dei clienti ed eventuali emergenze (che ci sono sempre!!).
Anche in questo caso la lista non è assolutamente esaustiva e sto dimenticando decine di cose che ho imparato e che ormai do per scontate.
Come spendo il mio tempo ad oggi
Ogni settimana ho messo sul mio calendario di dedicare una, massimo due, ore a riguardare quanto segue, per ogni proprietà:
Riempimento dei prossimi 30-60 giorni. Devi avere il polso della situazione e verificare attentamente come stanno performando le tue proprietà. Se non sai come sta andando, non puoi agire per migliorare il rendimento. Se vedi dei buchi, devi cambiare qualcosa.
Cambio il minimo di notti, dove serve. Se ci sono dei giorni singoli, o un paio di notti non prenotate, devi decidere se è il caso di adattare il minimo di notti in modo da ottimizzare gli spazi.
Aggiorno i prezzi, quando serve. Nonostante io usi un software per gestire i prezzi in modo intelligente e automatizzato (PriceLabs), la mia testa è molto più capace di identificare eventuali problemi e applicare piccole modifiche, promozioni sulle piattaforme, sconti, ecc., che uno strumento non può applicare automaticamente.
Quando faccio queste modifiche cerco sempre di domandarmi se posso trovare un modo per automatizzare ulteriormente ciò che è davvero inutile continuare a fare a mano. Ad esempio, se si creano buchi da una notte, PriceLabs li sblocca automaticamente anziché doverli sbloccare a mano.
Regolarmente, ma non ogni settimana, vado invece ad analizzare il rendimento degli appartamenti più complessivamente. Quindi vado a vedere:
fatturato mese per mese
riempimento mese per mese
prezzo giornaliero medio mese per mese
da che canali sono arrivate le prenotazioni e se stanno funzionando bene oppure se gli annunci hanno bisogno di una revisione
confronto ogni dato con gli anni precedenti per vedere la direzione: crescita o declino. In base a questo so se mi devo preoccupare e devo rimettere in discussione alcune cose, pianificare più lavoro per scovare i problemi, più opportunità ecc…
Come passa il tempo la persona sul posto
Ha due compiti principali e importantissimi:
controllare la qualità delle pulizie e delle case in generale
effettuare piccole manutenzioni e segnalare problemi che richiedono interventi tecnici
Fa questo tutti i giorni, in aggiunta al check-in di persona della nostra casa principale, e comunica regolarmente con me.
Come passa il tempo la persona che si occupa del supporto
Anche in questo caso, due compiti fondamentali:
tiene sotto controllo le prenotazioni che arrivano e comunica con gli ospiti
fa tutto il possibile per garantire un soggiorno eccellente e che si trasformi in una recensione a 5 stelle su Airbnb (10/10 su Booking.com)
Questo è tutto ciò che serve e lo fa giornalmente, oltre a comunicare con me in caso di problemi.
Cosa non ho risolto
Direi una bugia se ti dicessi che ho già risolto tutto. C’è una cosa grossa che non ho ancora imparato a gestire bene: la manutenzione.
Secondo me è il killer segreto di un’attività di affitti brevi, soprattutto se hai una casa che richiede molta manutenzione e ogni due per tre ha dei problemi.
Trovare tecnici o tuttofare che lavorano bene a Milano è tuttora il mio problema più grosso. Dopo quasi 10 anni ho dei contatti validi ma sono spesso impegnati in lavori molto più lucrativi che nella manutenzione ordinaria e quindi passo il mio tempo a rincorrerli e fissare gli appuntamenti.
Oltre a questo devo chiedere sempre alle persone sul posto di segnalare cose che vanno sistemate, individuare chi può risolvere i problemi che emergono, a volte, quando non si tratta di cambiare una lampadina o una tavoletta del WC, devo ordinare io del materiale preventivamente.
Se fossi più vicino, a qualche centinaio di chilometri al massimo, sarebbe tutto molto più facile - o almeno così mi racconto questa storia…
Quanto vorrei che ci fosse qualcuno che mi risolvesse questo problema una volta per tutte e non dovessi più occuparmene, lo pagherei profumatamente.
Chiusura
Chiudo dicendo che non sono l’esperto con centinaia di appartamenti in gestione, non ho mai gestito un albergo e non possiedo decine e decine di case da mettere a reddito.
Tuttavia, ho cambiato la mia vita e il mio lavoro in funzione di ciò che ritengo più importante. Gli affitti lavorano per me, non il contrario.
Spero che anche solo qualcosa di ciò che ho scritto qui sopra possa esserti utile.
Se vuoi sapere altro, più nel dettaglio, per favore fammelo sapere nei commenti!
P.S. Se anche tu fai affitti brevi in Italia e ce l’hai a morte con la burocrazia, puoi dare un’occhiata a MyMaison!