Gestisco quattro appartamenti e uso cinque strumenti principali: Smoobu, PriceLabs, MyMaison, Fattura24 e un sistema per l’apertura a distanza.
Non servono tutti dal primo giorno.
Il mio obiettivo è aiutarti a capire a cosa serve ogni strumento, quanto costa e quando ha senso aggiungerlo. Che tu faccia il check-in di persona o sia organizzato per il self check-in, alla fine avrai una configurazione da cui partire.
Quanto mi costa gestire 4 appartamenti
Gestionale PMS e Channel Manager
A cosa serve
Per gestionale solitamente si intende come minimo uno strumento di gestione dei canali di vendita: Airbnb, Booking.com, VRBO, e così via.
Che tu abbia uno o cento appartamenti, se vuoi ricevere prenotazioni da più di un canale, ti consiglio di usare da subito un channel manager.
Cosa deve fare
Il vantaggio principale è quello di evitare di dover aggiornare la disponibilità manualmente e di prevenire overbooking (quando ti arrivano 2 prenotazioni per le stesse date nello stesso momento).
In aggiunta alla gestione dei canali, ad oggi anche il gestionale (o PMS) più semplice offre anche funzioni tipo:
accettare prenotazioni dirette
creare il tuo sito web
gestire i messaggi degli ospiti in una Inbox unificata
gestire i prezzi e le disponibilità sui vari canali
strumenti per analizzare il rendimento (analytics / reportistica)
raccolta dei pagamenti
I miei preferiti
Smoobu è quello che uso io dal 2020. È affidabile, sufficientemente completo e abbastanza facile da usare.
Hospitable è il mio sogno proibito. Uso anche questo da diversi anni ma solo per alcuni messaggi automatizzati che non ho voluto spostare su Smoobu. È molto completo e così moderno che è un piacere da usare.
Però attenzione perchè l’interfaccia è in lingua inglese.
I più usati dagli utenti MyMaison invece sono Avaibook, Smoobu e Beddy.
Cosa faccio io
Uso Smoobu per 4 appartamenti
I canali da cui ricevo il 97% delle prenotazioni sono Airbnb, Booking.com
Ho collegato anche HomeAway, PlumGuide e il nostro sito da cui arriva la parte restante
Ho configurato messaggi automatici di conferma prenotazione, check-in / check-out e richiesta di recensione alla fine
Uso regolarmente la reportistica, anche se molto limitata secondo me
Pago 86€ al mese
La commissione Airbnb
Mi dirai, “se uso il gestionale Airbnb mi farà pagare il 15,5% di commissione invece del 3%!” La mia risposta è che devi fare i conti nel modo giusto.
In entrambe le modalità, i tuoi ospiti vedono praticamente lo stesso prezzo. Dove tu paghi il 3%, l’ospite paga la parte restante: fra il 14 e il 16 percento.
Una volta collegato il gestionale, dovrai alzare i prezzi per compensare la nuova commissione. Esempio: se prima impostavi una notte a 100 €, dovrai portarla a circa 115 € per incassare la stessa cifra.
Ottimizzazione dei prezzi
Uno strumento come PriceLabs modifica prezzi e soggiorni minimi in base alla domanda, alla stagione, agli eventi e alle prenotazioni già ricevute.
Se alcune notti rimangono libere, può abbassare il prezzo. Se cresce la domanda per un evento, può aumentarlo. Può anche aprire un buco di una notte o richiedere soggiorni più lunghi nei periodi richiesti.
A cosa serve
Insomma hai capito: alza / abbassa i prezzi e il minimo di notti in automatico per farti guadagnare di più e avere le prenotazioni più o meno lunghe come vuoi tu.
Vale la pena usare un software per i prezzi dinamici?
Secondo me, se oggi usi prezzi fissi o li aggiorni a mano, un aumento dei ricavi annuali tra il 10% e il 20% è una stima sensata.
Non è un numero campato per aria. Un’analisi del 2025 condotta da Your.Rentals su 541 annunci in 34 Paesi ha registrato un aumento del 36,3% dei ricavi lordi per unità dopo l’attivazione di PriceLabs.
Consideriamo quindi una forchetta del 10-20%. Su un appartamento che fattura 30.000 € all’anno, significa tra 3.000 e 6.000 € di ricavi in più, con un investimento di circa 200€.
Se il tuo gestionale non ha questa funzione, ti consiglio di aggiungere uno strumento come PriceLabs.
Se già ce l’ha, puoi usarlo se ha queste quattro funzionalità indispensabili:
impostare un prezzo base e un prezzo minimo per ogni appartamento
modificare i prezzi in base a domanda, stagionalità, eventi e giorno della settimana
adeguare i prezzi in base all’anticipo e alla velocità delle prenotazioni
intervenire manualmente su date specifiche e sincronizzare le modifiche su tutti i portali
Cosa faccio io
Uso PriceLabs collegato al gestionale (che si occupa di sincronizzare i prezzi e applicare il markup su Airbnb e Booking)
Ho configurato sconti last-minute (15-20% in meno) e maggiorazioni per prenotazioni molto avanti nel futuro (10-15% in più)
Ho impostato un minimo di 2 notti variabile. Se ci sono buchi di 1 notte sola, li apro automaticamente. Più avanti nel mio calendario si passa automaticamente a 3 o 4 notti. Se ci sono eventi importanti (Salone del Mobile, Settimana della moda, ecc…) anche 5 notti.
I prezzi salgono e scendono più volte al giorno in base anche alle notti che mi rimangono da vendere (poche = prezzo sale, tante = prezzo scende) e quelle della mia zona (tanta domanda = prezzo sale, poca domanda = prezzo scende)
Come controllo che tutto funzioni
Il 1° di ogni mese, uso la reportistica per valutare com’è andato il mese precedente, confrontarlo con i dati del passato, capire in che direzione stiamo andando e modificare la strategia se necessario.
Ogni Lunedì apro il calendario di ogni appartamenti, mi assicuro che i prezzi siano di mio gradimento e li comparo con quelli della zona.
Operatività, check-in e burocrazia
Prima di creare MyMaison, usavo WhatsApp per coordinare le pulizie, chiedevo i documenti agli ospiti e caricavo a mano i dati su Alloggiati Web. Alla comunicazione ISTAT non pensavo nemmeno.
Oggi invece lavoriamo così:
Le due persone del nostro team accedono a MyMaison per controllare quali ospiti devono completare il check-in, pagare la cauzione o firmare il contratto.
Gli addetti alle pulizie vedono i prossimi check-out, il numero degli ospiti, l’orario di arrivo e note come “serve una culla”.
Gli ospiti caricano i documenti, ricevono le istruzioni e aprono il portone dal telefono.
Alloggiati Web, ISTAT e firma del contratto vengono gestiti dal sistema.
Esporto da MyMaison i dati dell’imposta di soggiorno e li inserisco su Soggiorniamo.
Per un’attività come la mia, MyMaison costerebbe 240€ l’anno.
Accesso: portone e porta dell’appartamento
Se dovessi scegliere oggi, userei Nuki Opener. Costa circa 169 € e non richiede un abbonamento.
Per la porta sceglierei Nuki Smart Lock, che costa circa 200 €, oppure una cassetta delle chiavi da 20–30 €.
Cosa faccio io
Io uso una combinazione fra un dispositivo che ho realizzato io e una cassetta delle chiavi che si trova soltanto vicino alla porta di casa.
Nonostante a volte capiti che gli ospiti perdano le chiavi, in generale apprezzano la possibilità di avere delle chiavi fisiche per non dover aver a che fare con i sistemi di apertura automatica.
Se il dispositivo non funziona, la persona sul posto interviene con una copia delle chiavi.
La mia configurazione mi è costata circa 150 € una tantum.
Fatturazione e contabilità
Uso Fattura24 per tenere insieme fatture, incassi, spese e documenti destinati al nostro commercialista.
MyMaison emette le fatture automaticamente su Fattura24 via API, disponibile dal loro piano “Business“ in su.
Il nostro commercialista accede direttamente a Fattura24, per estrarre tutti i documenti in entrata e in uscita di cui ha bisogno per preparare il bilancio e le varie dichiarazioni.
Pago 192 € l’anno per il piano Business, necessario per collegare MyMaison tramite API.
Da quale strumento partirei
Se vuoi ricevere prenotazioni da più portali, partirei dal channel manager.
Se modifichi ancora i prezzi a mano e il tuo appartamento fattura almeno 20.000€ l’anno, aggiungerei PriceLabs.
Se registri almeno 10-15 ospiti al mese, userei certamente uno strumento come MyMaison per smettere di dedicare tempo prezioso fra Alloggiati, ISTAT, contratti, imposta di soggiorno e altre dichiarazioni al limite dell’utilità.
Se vuoi offrire il self check-in oppure accogliere gli ospiti da remoto, aggiungere un sistema di apertura automatica è d’obbligo.
Se devi emettere fatture o ricevute a norma di legge e semplificare la tua contabilità, userei anche Fattura24 o uno strumento simile.
Nel mio caso, tutto questo costa 2.040 € l’anno per 4 appartamenti, oppure 510€ ciascuno.
A questa cifra si aggiungono i costi una tantum per il sistema di accesso.
Domande?
Se vuoi sapere altro, più nel dettaglio, per favore fammelo sapere nei commenti e aggiornerò l’articolo con le risposte.
Chissà quante persone impareranno qualcosa di utile per il loro lavoro con questo post!