Allora, ho sbattuto la testa sulla questione del self check-in, accoglienza da remoto e tutte le novità normative intorno a questo argomento nelle ultime settimane.
Voglio condividere con te tutto ciò che ho imparato e aiutarti a valutare se:
stai seguendo la procedura giusta
devi cambiare qualcosa
Partiamo dalle basi.
Check-in di persona
Sì, lo so, è strano partire dall’accoglienza di persona ma fidati che è importante.
Prima che esistessero tutti questi sistemi avanzati per l’apertura da remoto delle porte, il riconoscimento a distanza e tanti altri marchingegni l’ospitalità si basava quasi esclusivamente sul check-in di persona.
L’ospite arriva, lo accogli, ti mostra i suoi documenti e tu gli dai le chiavi.
Ma aspetta, perché ti deve far vedere i documenti? Perché devi verificare la sua identità?
Il primo decreto a vietare il soggiorno a persone non “munite di carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità” risale al 1926, emanato da Vittorio Emanuele III e Mussolini.
Prima di allora c’era solo l’obbligo di tenere il registro degli ospiti. Nessuno doveva controllare niente.
Nel corso degli anni il Testo Unico sulle Leggi della Pubblica Sicurezza (il famoso TULPS) è stato modificato in diverse occasioni per includere sempre più tipologie di strutture ricettive e per cambiare il modo in cui i dati degli ospiti andavano comunicati.
Ad esempio, ci credi che fino al 2011 le generalità degli ospiti venivano registrate su carta e venivano portate fisicamente in Questura?
Dal 2011 in poi si poteva finalmente usare il FAX 🤔 oppure il fantastico nuovo portale della Polizia di Stato, Alloggiati Web 🤷♂️.
Poi nel 2018 hanno aggiunto una riga sola: quegli obblighi valgono anche per chi affitta con contratti sotto i 30 giorni.
Cioè anche a noi.
Da lì in poi l’articolo 109 non è più cambiato. Nemmeno una parola.
Nel frattempo
Mentre la legge stava ferma, noi host abbiamo iniziato a cercare il modo di non dover essere presenti a ogni arrivo.
Prima la chiave sotto il tappetino, la cassetta delle chiavi fuori dal portone, i dispositivi intelligenti per l’apertura da remoto.
Piano piano, questa modalità di accoglienza è entrata a far parte del modo di affittare ai turisti, spinta anche dalle piattaforme come Airbnb che mostrano agli ospiti quali case offrono il self check-in.
E il controllo dei documenti si è adattato:
“mandami i documenti via email”
“compilami il foglio quando entri e lasciamelo sul tavolo”
Check-in da remoto o in autonomia
Per self check-in si intende un’accoglienza in cui l’ospite accede alla tua struttura senza che tu debba fisicamente essere presente. Si può fare in due modi.
In autonomia, l’ospite riceve delle istruzioni per entrare per i fatti suoi.
Da remoto, al momento dell’ingresso in struttura sei tu che, al telefono con l’ospite, gli apri la porta a distanza.
In entrambi i casi, rimane l’obbligo di verificare i documenti dell’ospite e la registrazione al portale Alloggiati.
Cosa è successo nel 2024
Nel 2024, c’è stato un panico generale perché il Ministero dell’Interno ha emanato una circolare in cui sembrava che l’unica forma permessa di accoglienza fosse quella di persona, “de visu”.
Il Capo della Polizia comunicava a tutti i Prefetti e i Questori che i gestori di strutture ricettive avevano l’obbligo “di verificare l’identità degli ospiti mediante verifica de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti”.
E che le procedure di check-in da remoto “non possono ritenersi satisfattive” degli obblighi di legge.
Il motivo dichiarato: l’esplosione delle locazioni brevi, il Giubileo che partiva a dicembre e la situazione internazionale.
Nel 2025 invece
La federazione delle strutture extralberghiere impugna la circolare e vince davanti al TAR del Lazio.
Il Ministero dell’Interno e Federalberghi fanno appello.
E il Consiglio di Stato ribalta tutto con una sentenza.
In parole povere il Consiglio di Stato dice che:
l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di documento, e di controllare che quel documento sia il loro, esiste identico dall’11 luglio 1931, il giorno in cui è entrato in vigore il TULPS
quindi sì, la verifica de visu è obbligatoria. La circolare non ha inventato niente, l’ha solo ricordato
ma “de visu” non vuol dire per forza “di persona”. Aggiunge per scrupolo che si può fare anche con la tecnologia, a patto che la verifica avvenga all’ingresso della struttura e in quel momento
Quel terzo punto è quello che quasi tutti hanno letto male, ed è quello che ti permette di continuare a fare il self check-in.
Che vuol dire tutto ciò?
Nella pratica vuol dire che:
puoi accogliere gli ospiti da remoto, a patto che verifichi la loro identità quando sono davanti alla porta. Ad esempio in videochiamata, controllando che chi accede sia lo stesso del documento
puoi far entrare gli ospiti in completa autonomia, a patto che usi un sistema automatico che verifichi la loro identità in quel momento
Facciamo degli esempi concreti.
Questo si può fare
Aspetti l’ospite, guardi il documento, gli dai le chiavi. Il classico, nessuno l’ha mai messo in discussione.
Videochiamata mentre l’ospite è già davanti al portone. Lo vedi in faccia, vedi il documento, apri. Funziona anche se sei dall’altra parte del mondo.
Videocitofono o spioncino digitale. Il Consiglio di Stato li cita proprio per nome.
Un sistema automatico che all’arrivo confronta il volto di chi sta entrando con il documento, e dà il codice solo se corrisponde.
Questo non si può fare
“Mandami i documenti su WhatsApp, poi ti mando il codice della key box”. È esattamente il caso che la circolare cita per iscritto.
Il codice della serratura nel messaggio automatico due giorni prima dell’arrivo. Nessuno ha guardato nessuno.
Il foglio da compilare lasciato sul tavolo. Raccogli dati, non verifichi persone.
Il riconoscimento facciale fatto alla prenotazione, tre settimane prima. Questo è il più subdolo perché sembra tecnologia seria, ma sapere chi è l’ospite tre settimane prima non ti dice niente su chi sta entrando adesso.
I documenti caricati su un form all’arrivo, ma senza nessun confronto fra la faccia e la foto.
Insomma hai capito: non conta quanta tecnologia usi. Conta che nel momento in cui quella porta si apre, qualcuno o qualcosa abbia verificato che chi entra è la persona del documento.
E se non lo faccio, cosa rischio?
L’articolo 109 non ha una sanzione sua, quindi si applica quella generale del TULPS: arresto fino a tre mesi oppure ammenda fino a 206 euro, che puoi estinguere pagandone 103.
Ma secondo me il problema non sono i 103 euro.
Il problema è il giorno in cui in quell’appartamento succede qualcosa e la persona che hai registrato in Questura non è quella che c’era dentro.
Cosa faccio io
Io gestisco 4 appartamenti a Milano e vivo dall’altra parte del mondo. Aspettare gli ospiti al portone non è un’opzione, e nemmeno la videochiamata alle due di notte.
Quindi me lo sono costruito dentro MyMaison, in due passaggi:
Prima dell’arrivo, l’ospite riceve un link, compila il form e carica i documenti. Lì avviene la prima verifica dell’identità, e da lì escono anche i dati per Alloggiati Web.
Al momento dell’arrivo, per aprire la porta o ricevere il codice della lockbox, l’ospite deve verificare di nuovo la sua faccia. Se corrisponde entra, se non corrisponde non entra.
Tutto gestito da MyMaison in automatico, senza che io debba esserci.
E se qualcosa non funziona, una persona dedicata risponde al telefono e aiuta l’ospite a entrare verificandolo in videochiamata.
Questa funzione è ancora in fase di test e non è stata rilasciata a tutti gli utenti. La sto usando sui miei appartamenti e su un gruppo ristretto di host.
Ti è stato utile? Vuoi che chiarisca qualcos’altro? Fammelo sapere nei commenti!
Alessio.
Ciao Alessio, io sono tra quelli che stanno utilizzando la funzione di verifica identità ospiti ed è una vera figata. Però non è ancora programmata perché l’ospite avvii la procedura al momento dell’arrivo giusto?
Ciao Alessio. Da remoto come è possibile verificare che il documento sia in originale e non una fotocopia fatta bene? Inoltre sapevo che il Ministero, con la sua risposta, aveva scritto che ci avrebbe informati sui metodi consentiti del check in da remoto, ma non l'ha ancora fatto per quanto mi risulta.